Servizi notarili

L’Ufficio Notarile del Consolato è deputato a ricevere gli atti tra vivi e quelli di ultima volontà, a curare il loro deposito ed a rilasciarne copie ed estratti.

Il servizio notarile è dovuto ai cittadini italiani che si trovino all’estero in via permanente o temporanea.

I servizi notarili più frequentemente richiesti ad un Ufficio consolare sono:

• Legalizzazioni
• Procure
• Testamento Pubblico
• Atti Pubblici
• Attività di Autenticazione

Per usufruire di tali servizi, si prega di scrivere a consolare.yangon@esteri.it.

I servizi notarili sono soggetti al pagamento dei relativi diritti consolari (Tabella dei diritti consolari).

 

LEGALIZZAZIONI

I documenti birmani formati in Myanmar, per poter essere utilizzati in Italia devono essere:

• tradotti in inglese da un notaio locale (cd. “traduzione notarile”);
• legalizzati presso il competente Ufficio del MOFA;
• tradotti in italiano da un professionista;
• legalizzati da questa Ambasciata (cd. “doppia legalizzazione” poiché il Myanmar non aderisce alla Convenzione dell’Aja sulle Apostille).

La legalizzazione da parte dell’Ambasciata consiste in un duplice controllo:

• verifica della conformità della traduzione in italiano al testo originale;
• verifica della firma del funzionario dell’Ufficio Affari Esteri che ha effettuato la legalizzazione dell’atto.

Una volta raccolta tutta la documentazione necessaria, si prega di inviare i file scannerizzati all’indirizzo consolare.yangon@esteri.it che provvederà a fissare un appuntamento per la consegna degli originali.

 

PROCURE

La procura è un atto con il quale si dà la facoltà ad un’altra persona di agire in propria vece e rappresentanza ed a compiere gli atti necessari per raggiungere un determinato scopo (es. vendere, acquistare, amministrare, fare donazione, accettare donazione, costituire o sciogliere società, richiedere pubblicazioni di matrimonio, ecc.). Le procure si dividono in due categorie:

• procure generali: con questi atti l’interessato affida al rappresentante la gestione di tutti i suoi affari, sia presenti sia futuri. La procura generale è rilasciata a tempo indeterminato.
• procure speciali: con questi atti l’interessato affida al rappresentante la gestione di una parte dei suoi affari. La procura speciale cessa di avere efficacia nel momento in cui l’incarico particolare per il quale è stata rilasciata si conclude.

Procedura:

Data la complessità della materia, si consiglia di consultarsi preventivamente con il legale esperto di procure o notaio di fiducia, che in Italia dovrà poi ricevere l’atto predisposto dall’Ufficio Consolare, e di farsi mandare bozza dei contenuti.

Il testo della procura, esclusivamente in formato Word, dovrà essere inviato all’indirizzo di posta elettronica dell’Ufficio Consolare consolare.yangon@esteri.it completo dei seguenti dati:

• mandante (colui che dà mandato/procura): cognome e nome, luogo e data di nascita, luogo di residenza (città, via/piazza, numero civico), codice fiscale italiano, dati del passaporto utilizzato per accertare l’identità: n.ro passaporto, Questura, Ambasciata o Consolato che lo ha rilasciato, la data di rilascio e la data di scadenza (si raccomanda di inviare scansione sia della pagina con foto e generalità che della pagina dove è specificata l’Autorità di rilascio anzidetta);
• procuratore (colui che riceve mandato/procura): cognome e nome, luogo e data di nascita, luogo di residenza (città, via/piazza, numero civico), codice fiscale italiano;
• oggetto dell’atto.

Non appena la procura sarà pronta, l’interessato verrà contattato per l’appuntamento, il pagamento dei diritti consolari ed il ritiro del documento.

 

TESTAMENTO PUBBLICO

Tra le attività proprie dell’Ufficio notarile presso un Consolato rientra la redazione di alcuni atti concernenti le dichiarazioni di ultima volontà di soggetti che si trovano all’estero.
Il testamento pubblico è la dichiarazione di volontà del testatore resa ad un funzionario delegato alle funzioni notarili in presenza di due testimoni e redatta in forma scritta.
Nel testamento segreto, invece, le funzioni dell’Ufficio notarile si limitano al ricevimento formale dell’atto (il cui contenuto rimane segreto) ed al suo deposito nell’Ufficio.
Il testamento olografo, infine, non necessita della stesura da parte di un funzionario dell’Ufficio notarile e può essere depositato in ogni luogo e presso chiunque. Solitamente esso viene depositato presso l’Ufficio notarile al fine di evitare la possibilità di un suo smarrimento e per assicurarne l’immediata pubblicazione alla morte del testatore.

 

ATTI PUBBLICI

Si tratta di una tipologia di atti giuridici (come ad esempio l’atto di donazione) per i quali la legge prevede la forma dell’atto pubblico.

 

ATTIVITÀ DI AUTENTICAZIONE

L’attività di autenticazione è normalmente svolta da un pubblico funzionario del Consolato ma può anche essere svolta da un funzionario delegato alle funzioni notarili. Trattasi in particolare di:

• autentica di firma: consiste nell’attestazione da parte del pubblico funzionario della provenienza di un atto da parte del soggetto che lo ha firmato. Per procedere all’autenticazione della firma, è necessario presentarsi personalmente presso l’Ufficio Notarile con un documento di riconoscimento ed il proprio codice fiscale.
• autentica di fotografia: a tal fine è necessario presentarsi personalmente presso l’Ufficio Notarile con un documento di riconoscimento e tre fotografie uguali.

 

LA DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI CERTIFICAZIONE o AUTOCERTIFICAZIONE

Ai sensi del D.P.R. 445/2000 è il documento, sottoscritto dall’interessato, prodotto in sostituzione del certificato, ossia il documento rilasciato da una amministrazione pubblica avente funzione di ricognizione, riproduzione o partecipazione a terzi di stati, qualità personali e fatti contenuti in albi, elenchi o registri pubblici o comunque accertati da soggetti titolari di funzioni pubbliche. E’ uno strumento di semplificazione amministrativa di cui possono servirsi i cittadini italiani e i cittadini UE in relazione a stati, qualità personali e fatti contenuti in registri ai quali la Pubblica Amministrazione italiana abbia accesso. La possibilità di avvalersi dell’autocertificazione è concessa anche a cittadini extra-UE limitatamente ai dati verificabili o certificabili in Italia da soggetti pubblici.

L’autocertificazione e le dichiarazioni sostitutive possono essere utilizzate nei rapporti con la Pubblica Amministrazione e con i concessionari e i gestori di pubblici servizi. Non possono invece essere utilizzate nei rapporti tra i privati, salvo che gli stessi non vi acconsentano, e davanti all’autorità giudiziaria nello svolgimento di funzioni giurisdizionali.

Si può ricorrere all’autocertificazione nei seguenti casi:

• data e il luogo di nascita;
• residenza;
• cittadinanza;
• godimento dei diritti civili e politici;
• stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero;
• stato di famiglia;
• esistenza in vita;
• nascita del figlio, decesso del coniuge, dell’ascendente o discendente;
• iscrizione in albi, in elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni;
• appartenenza a ordini professionali;
• titolo di studio, esami sostenuti;
• qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica;
• situazione reddituale o economica anche ai fini della concessione dei benefici di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali;
• assolvimento di specifici obblighi contributivi concl’indicazione dell’ammontare corrisposto;
• possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e dicqualsiasi dato presente nell’archivio dell’anagrafe tributaria;
• stato di disoccupazione;
• qualita’ di pensionato e categoria di pensione;
• qualita’ di studente;
• qualita’ di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili;
• iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo;
• tutte le situazioni relative all’adempimento degli obblighi militari, ivi comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di servizio;
• di non aver riportato condanne penali e di non essere destinatario di provvedimenti che riguardano l’applicazione di misure di sicurezza e di misure di prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale ai sensi della vigente normativa;
• di non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali;
• di non essere l’ente destinatario di provvedimenti giudiziari che applicano le sanzioni amministrative di cui al decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231;
• qualita’ di vivenza a carico;
• tutti i dati a diretta conoscenza dell’interessato contenuti nei registri dello stato civile;
• di non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e di non aver presentato domanda di concordato.

Le dichiarazioni sostitutive di certificazione possono essere redatte in forma libera oppure su appositi moduli predisposti dalla Pubblica Amministrazione. Si consiglia l’utilizzo dei modelli predisposti dalla P.A. in quanto redatti nel rispetto dei requisiti di forma previsti dall’art. 48 D.P.R. 445/2000 (richiamo alle sanzioni penali previste dall’articolo 76, per le ipotesi di falsità in atti e dichiarazioni mendaci e informativa privacy). Le dichiarazioni sostitutive possono essere trasmesse alle Amministrazioni Pubbliche a mezzo telematico.

 

ATTI NOTORI

Gli interessati possono ricorrere all’autocertificazione per tutti gli stati, fatti e qualità personali che non siano certificabili da parte di una pubblica amministrazione, mediante dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà ai sensi dell’art.47 del DPR 445/2000.
Inoltre, la dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà può riguardare anche circostanze relative ad altri soggetti, di cui il dichiarante abbia diretta conoscenza, nonché la possibilità di attestare la conformità all’originale di una pubblicazione. La dichiarazione sostitutiva di atti notori può essere fatta dichiarando fatti, stati o qualità personali a diretta conoscenza dell’interessato dinanzi al funzionario competente a ricevere la documentazione, o dinanzi a un notaio, cancelliere, segretario comunale o altro funzionario incaricato dal sindaco.
Qualora si tratti di stati, fatti e qualità personali certificabili o attestabili da parte di un altro soggetto pubblico e l’amministrazione ritenga necessario controllare la veridicità delle dichiarazioni, ha a disposizione 15 giorni di tempo dalle dichiarazioni per richiedere la necessaria documentazione.

 

Validità delle dichiarazioni sostitutive di normali certificazioni e di atti notori

Le dichiarazioni sostitutive hanno la stessa validità degli atti che sostituiscono.
Normalmente i certificati hanno validità per sei mesi dalla data in cui sono stati rilasciati, salvo che norme di legge o regolamentari non dispongano una validità superiore. La validità delle certificazioni anagrafiche e quelle relative allo stato civile è prolungabile se l’interessato dichiara che i dati contenuti nel certificato non hanno subito modifiche e sottoscrive tale dichiarazione.
Hanno validità illimitata, invece, i certificati e le dichiarazioni sostitutive che attestano stati e fatti personali che non sono soggetti a modificazioni (certificati di nascita, di morte, titoli di studio, ecc.).

 

Casi in cui l’autocertificazione non è MAI ammessa

La possibilità di avvalersi dell’autocertificazione non è mai ammessa per i certificati:

• medici;
• sanitari;
• veterinari;
• di origine;
• di conformità all’UE;
• marchi;
• brevetti.

 

Casi in cui la Pubblica Amministrazione non può chiedere certificazioni ai cittadini

Nel caso in cui si debbano certificare i dati relativi a cognome, nome, luogo e data di nascita, cittadinanza, stato civile e residenza, la Pubblica Amministrazione non può chiedere certificazioni ma è sufficiente l’esibizione di un documento di riconoscimento.
La registrazione dei dati avviene attraverso la fotocopia non autenticata del documento stesso.
Se il documento non è più valido, l’interessato deve dichiarare, in margine alla fotocopia, che i dati contenuti nel documento non sono variati dalla data del rilascio.

 

Sanzioni per i cittadini che forniscono dichiarazioni non veritiere

Se le amministrazioni hanno dubbi sulla veridicità delle autocertificazioni, sono tenute a effettuare i controlli necessari.
Nel caso vengano riscontrate dichiarazioni mendaci, la falsità negli atti e l’uso di atti falsi sono puniti ai sensi del codice penale e delle leggi in materia.
Il dichiarante inoltre decade dai benefici eventualmente conseguiti grazie a provvedimenti basati su dichiarazioni non veritiere.

 

Documenti di riconoscimento e di identità

In tutti i casi in cui viene richiesto un documento di identità esso può essere sostituito da un documento di riconoscimento equipollente. Sono equipollenti alla carta di identità:

• il passaporto;
• la patente di guida;
• la patente nautica;
• il libretto di pensione;
• il patentino di abilitazione alla conduzione di impianti termici;
• il porto d’armi;
• le tessere di riconoscimento rilasciate da un’Amministrazione dello Stato, purché munite di fotografia e di timbro o altra segnatura equivalente.

Nel caso il documento sia scaduto, esso può essere ugualmente esibito con una dichiarazione dell’interessato sulla fotocopia del documento che i dati in esso contenuti non sono cambiati.